Italia – Referente amministrativa/o di progetto

COSPE ricerca, per la propria sede di Firenze un/una REFERENTE AMMINISTRATIVO/A DI PROGETTI, con il compito di gestire l’attività amministrativo-finanziaria dei progetti COSPE, implementati sia all’estero e in Italia e finanziati da Unione Europea, Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo, Regioni ed altre amministrazioni pubbliche nazionali e internazionali, fondazioni. La figura ricercata farà parte dell’Ufficio gestione amministrativa progetti istituzionali collocato all’interno del Dipartimento Amministrazione che opera in stretto raccordo con i dipartimenti che si occupano, rispettivamente di progetti in Italia ed in Europa ed all’estero.

 

Principali responsabilità: 

Gestione contabile dei progetti

  • Inserimento dati progettuali nel Programma contabile (NPS) ed aggiornamenti a seguito di varianti di budget e proroghe;
  • Verifica preliminare e acquisizione periodica nel programma contabile NPS della contabilità proveniente dai paesi di propria competenza;
  • Se COSPE è capofila, registrazione contabile delle spese dei partner italiani ed europei;
  • Registrazione e riconciliazione periodica dei flussi finanziari (invii, incassi e giroconti);
  • Verifiche e registrazioni di fine chiusura anno fiscale per i progetti e sedi decentrate di propria competenza.

Gestione del budget

  • Se COSPE è capofila, verifica dei rendiconti periodici dei partner italiani ed europei e richiesta di chiarimenti o integrazioni se necessario;
  • Verifica periodica dei rapporti NPS relativi allo svolgimento dei progetti affidati (entrate ed uscite);
  • Realizzazione analisi economico – finanziaria sullo stato di avanzamento dei progetti di propria competenza in collaborazione con Capo Progetto;
  • Supporto a Capi progetto e partner, se capofila, sulle regole di eleggibilità delle spese definite dal donatore;
  • Supporto ai Capo progetto nella predisposizione di varianti, proroghe ed elaborazione di comunicazioni ai donatori attinenti la parte finanziaria.
  • Verifica e gestione contabile della ricezione dei contributi da parte dei donatori ed e invio fondi a partner (anticipi, acconti e saldi). 

Rendicontazione finanziaria dei Progetti

  • Riconciliazioni dei flussi finanziari di progetto;
  • Riconciliazione delle risorse umane Cospe sia in loco che in Italia;
  • Organizzazione della documentazione di supporto (contratti, timesheets, TdR, relazioni di missione, carte d’imbarco, preventivi, logbook, ecc.) relativamente alle spese Cospe e predisposizione delle dichiarazioni richieste dal donatore;
  • Se capofila del progetto, controllo finale dei rendiconti finanziari dei partner, inclusa verifica correttezza e completezza dei documenti di supporto come richiesto dal donatore e dichiarazioni (ad esempio co-finanziamento);
  • Elaborazione del rendiconto finanziario e dei suoi allegati secondo i modelli richiesti da donatore o capofila;
  • Gestione dell’audit se previsto;
  • Trasmissione del rendiconto, incluso il caricamento su Piattaforme elettroniche se previsto, e gestione di eventuali richieste di chiarimento o integrazione da parte del finanziatore o capofila nel caso di progetti dove Cospe è partner;
  • Gestione di eventuali audit ex post richiesti dai finanziatori;

Attività di coordinamento e di supporto

  • Partecipazione all’avvio di progetto inclusa la verifica di contratti ed accordi di partenariato e la predisposizione di linee guida su aspetti di gestione finanziaria e rendicontazione se Cospe è capofila;
  • Se Cospe è capofila, definizione, in coordinamento con Capo progetto, delle procedure di gestione amministrativa e rendicontazione con i partner di progetto e predisposiziione di linee guida e formati da utilizzare per la gestione e rendicontazione;
  • Formazione di capi progetto, staff amministrativo nei paesi su aspetti di gestione finanziaria ed amministrativa (procedure e strumenti interni e procedure dei finanziatori);
  • Confronto con partner e finanziatori su aspetti di gestione del budget e rendicontazione;
  • Partecipazione alle riunioni di Ufficio e di coordinamento con staff di altri dipartimenti.

Competenze richieste

  • Diploma e/o formazione universitaria in materie economiche, ragioneria, contabilità;
  • Esperienza professionale specifica nella gestione amministrativa di progetti finanziati da donatori istituzionali di almeno 3 anni;
  • Conoscenza dei principi di contabilità/partita doppia;
  • Ottima conoscenza della lingua inglese;
  • Ottime conoscenze informatiche, in particolare fogli di calcolo, e conoscenza di programmi contabili (preferibilmente NPS);
  • Conoscenza delle regole di gestione finanziaria e di rendicontazione dei principali finanziatori quali AICS e UE (sia programmi esterni che interni);
  • Disponibilità per missioni brevi nei paesi di propria competenza;
  • Forte motivazione a lavorare nel no profit con approccio ai diritti umani;
  • Orientamento alla qualità, all’analisi e alla risoluzione dei problemi
  • Eccellenti capacità di pianificazione e organizzative del lavoro;
  • Predisposizione al lavoro di squadra, all’ascolto e alla negoziazione;
  • Forte motivazione rispetto alla mission e piena e motivata adesione ai valori di Cospe: Cooperazione, Rispetto, Coerenza, Professionalità e Creatività.

Requisiti preferenziali

  • Esperienza all’estero in posizioni amministrative in ambito di progetti di cooperazione internazionale;
  • Conoscenza di una seconda lingua, francese, spagnolo o portoghese.

 

SEDE DI LAVORO: Firenze, via Scipio Slataper 10

INIZIO E DURATA DEL CONTRATTO: contratto iniziale di 12 mesi con possibilità di inserimento definitivo

 

Candidature

Gli interessati possono inviare il cv e una lettera motivazionale, con autorizzazione al trattamento dati personali (DLgs 196/2003 e smi) all’indirizzo risorse.umane@cospe.org inserendo nell’oggetto “ADM 2023” entro il 05 dicembre 2022.

Cospe si riserva la facoltà di modificare, prorogare, sospendere, riaprire i termini o revocare la presente procedura di selezione qualora se ne riveli la necessità o l’opportunità.

Solo i candidati ammessi ai colloqui di selezione riceveranno comunicazioni relative all’esito della procedura.

La ricerca è rivolta a persone di entrambi i sessi (L.903/77).

Cospe si impegna a selezionare i propri collaboratori esclusivamente sulla base delle competenze professionali, indipendentemente da elementi relativi a provenienza culturale, genere, orientamento sessuale.

/da